Hvordan Sandefjord kommune sparte åtte millioner og bygget stolthet med CleanPilot

Kortversjonen

• Sandefjord kommune ble pålagt å spare 6 millioner kroner i renholdsbudsjettet
• De manglet oversikt over kostnader og ressursbruk i renholdsdriften.
• En relansering av CleanPilot ga full oversikt, strukturert drift og tryggere medarbeidere.
• Resultat: Nesten 8 millioner kroner spart årlig – uten nedbemanning.
• Økt mestringstro, selvstendighet og motivasjon blant renholderne.

Kundeprofil

• Bedrift: Sandefjord kommune
• Bransje: Offentlig sektor / Eiendom og renhold
• Sted: Sandefjord, Norge
• Produkt brukt: CleanPilot Plan & Economy, Direct, Go, Value, Academy

Utfordringen

Da Sandefjord kommune i 2022 ble pålagt å spare 6 millioner kroner i renholdsavdelingen, var situasjonen prekær. Selv om de hadde tatt i bruk CleanPilot allerede i 2018, var det i praksis mye som fremdeles ble styrt manuelt – med permer, kladdeark og lister i bøttekott.

"Vi brukte CleanPilot mest som et kart og kompass," forteller Stian Caius Pedersen, avdelingsleder i Miljørenhold. "Vi hentet ikke ut det fulle potensialet, og det visste vi."

Uten oversikt over ressursbruken var det vanskelig å dokumentere behov, planlegge effektivt eller identifisere hvor det kunne spares. Kommunen sto overfor et tydelig veivalg: Fortsette som før – eller gå helhjertet inn i en digital transformasjon.

Løsningen

Valget falt på det siste. Med Stian som prosjektleder, i tett samarbeid med avdelingslederne, ble CleanPilot relansert, ikke bare som et nytt system, men som en helt ny måte å jobbe på (Stians egen historie kan du lese her).

Alle renholderne fikk egne iPader, opplæring og tydelige forventninger til hvordan systemet skulle brukes. Men minst like viktig: Endringen ble gjennomført med ekte medvirkning fra de ansatte, fra start til slutt.

"Vi informerte ikke bare i etterkant av beslutningen," forteller Stian. "Hele ledergruppen var tett på. Vi lyttet, diskuterte og fant løsninger sammen. Det ga folk stolthet og eierskap."

I dialog med rådgiverne fra Datec fikk kommunen også et tydelig råd:

“Hvis dere skal lykkes, må dere sette av tid og folk.”

Det ble et viktig vendepunkt. Kommunen frigjorde interne ressurser, etablerte en prosjektlederrolle og gikk helhjertet inn i transformasjonen – denne gangen med forankring i hele organisasjonen.

I stedet for å oppleve CleanPilot som et kontrollverktøy, ble det tatt imot som en støtte i hverdagen – et hjelpemiddel som ga ansatte oversikt, mestring og eierskap.

"Vi ville ha kontroll – uten å kontrollere. Ingen liker å bli overvåket. Vi ville heller gi renholderne verktøyene de trengte for å styre sin egen hverdag."

Resultatene

Effektene lot ikke vente på seg. Kommunen klarte å spare nesten åtte millioner kroner – langt over de seks millionene som var pålagt.

Og enda viktigere: Det skjedde uten én eneste oppsigelse. Faktisk økte kommunen antall hele stillinger og reduserte deltidsarbeid.

Mestringstroen blant renholderne økte merkbart, dokumentert gjennom 10-faktor-undersøkelsen. Fraværet gikk ned og arbeidsmiljøet ble styrket.

"Når jeg spør en renholder om å ta et helt nytt bygg nå, får jeg gjerne et smil og et raskt svar: 'Bare legg det inn på iPaden, så fikser jeg det,'" sier Stian med et smil.
"Den tryggheten og stoltheten er den virkelige gevinsten."

Samtidig har CleanPilot gitt kommunen bedre budsjetteringsgrunnlag for fremtidige prosjekter. Når en ny skole åpner i 2026, er renholdsplanleggingen allerede klar – ned til minste detalj.

"Vi vet nå nøyaktig hva det vil koste å gjøre rent, hvor roboter kan hjelpe og hvor vi kan sette inn sensorer. Alt er planlagt," forklarer Stian. "Det gir en utrolig trygghet både for oss i driften og for økonomi- og eiendomsavdelingen."

Fremtiden

Sandefjord kommune er ikke ferdig med å endre seg – og det skal de heller ikke være. Gjennom prosessen har de bygd opp en sterk endringskompetanse, der medarbeidere er nysgjerrige på ny teknologi i stedet for å frykte den.

Renholderne håndterer i dag langt mer enn renhold og vedlikehold – og de behersker digitale systemer, robotassistert arbeid og dokumentasjon. Yrket har fått en ny dimensjon, og flere opplever større stolthet og status i rollen sin.

Nå planlegger kommunen videre utrulling av digitale kvalitetskontroller og integrasjon av sensorer og maskiner for å kunne jobbe enda mer behovsbasert og effektivt – uten å gå på akkord med kvaliteten.

"Endring tar aldri slutt," sier Stian. "Derfor er det viktigste vi har bygd, ikke bare effektivitet eller økonomiske gevinster – men en organisasjon som tåler endring. Og som vokser på den."

Sammen skaper vi fremtidens renholdsbransje

Vil du ha bedre kontroll, smartere drift og medarbeidere som trives i jobben?

CleanPilot er en komplett skybasert løsning for planlegging, utførelse og oppfølging av renhold – og gir verdi til alle i prosessen, for alle roller i verdikjeden:

• Planleggere: Lag fleksible planer og presise kalkyler med CleanPilot Plan.
• Renholdere: Få oversikt og eierskap til egen arbeidshverdag med CleanPilot Go.
• Ledere: Få sanntidsdata og full oversikt med CleanPilot Direct.
• Oppdragsgivere: Få innsikt og toveis kommunikasjon med CleanPilot Value.

I tillegg tilbyr vi løsninger for kvalitetskontroll, IoT-integrasjon, samt 24/7 opplæringsstøtte gjennom CleanPilot Academy.

Ønsker du å se hvordan CleanPilot kan transformere din renholdsprosess?​

👉 Les mer her eller kontakt oss for en uforpliktende prat.